KLACHTENREGELING
1.BEGRIPSOMSCHRIJVING
Klacht: een schriftelijke uitlating van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de
advocaat mr. J. Breeveld of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de
kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht
als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
Klager: de betreffende cliënt of diens vertegenwoordiger.
Klachtenfunctionaris: een door Breeveld Advocatuur aangewezen persoon die belast is met de
registratie en afhandeling klacht.
Klachtenreglement: het onderhavige reglement.
2.TOEPASSINSBEREIK
2.1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van
opdracht tussen Breeveld Advocatuur en de cliënt.
2.2. mr. P. Chr. Snijders draagt zorg voor klachtafhandeling conform de
Kantoorklachtenregeling en wordt als klachtenfunctionaris aangemerkt.
3.DOELSTELLING
De doelstelling van het Breeveld Advocatuur klachtenreglement is:
3.1. Het vaststellen van een procedure om op klachten van cliënten binnen een zo
kort mogelijke termijn op een constructieve wijze te reageren;
3.2. Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten te
bepalen;
3.3 Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van verantwoorde
klachtenbehandeling;
3.4. De bij Breeveld Advocatuur werkzame advocaat te adviseren bij cliëntgericht reageren op klachten;
3.5. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van
klachtenbehandeling en klachtenanalyse.
4. INFORMATIE BIJ AANVANG DIENSTVERLENING
4.1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt op de website van Breeveld Advocatuur. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de
overeenkomst van opdracht erop dat Breeveld Advocatuur een kantoorklachtenregeling
hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
4.2. Breeveld Advocatuur heeft in de overeenkomst van opdracht via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na de behandeling niet is op gelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
4.3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Geschillen Commissie Advocatuur https://www.degeschillencommissie.nl/over-ons/commissies/advocatuur/.
5. INTERNE KLACHTENPROCEDURE
5.1 Een cliënt kan een klacht indienen over het optreden van de behandelend advocaat mr. J. Breeveld (“de advocaat”) door een mail te sturen aaninfo@breeveld-advocatuur.nl De indiening van de klacht gebeurt schriftelijk of per e-mail aan de advocaat die de klacht in eerste instantie zelf behandeld en met de klager tracht tot een oplossing te komen.
5.2. De klacht kan ook rechtstreeks en uitsluitend per mail aan de klachtenfunctionaris mr. snijders@wsadvocaten.nl worden toegezonden. De klachtfunctionaris bevestigt de ontvangst van de klacht binnen twee werkdagen en geeft daarbij de klager informatie over de externe klachtenprocedure. De klachtenfunctionaris stelt de betrokken advocaat, wanneer de klacht
rechtstreeks wordt ingediend, in kennis van de klacht. De betrokken advocaat en de klachtenfunctionaris bepalen in onderling overleg wie contact zoekt met de betrokken klager en op welke wijze de klacht wordt afgehandeld. Het uitgangspunt is dat de klager tevreden wordt gesteld en een oplossing wordt gecreëerd.
5.3. Indien de klachtenfunctionaris ingevolge het vorig lid contact zoekt met de betrokken klager, stelt deze klager na bestudering van het dossier in de gelegenheid de klacht mondeling of schriftelijk toe te lichten. De advocaat wordt verzocht te reageren op deze toelichting.
5.4. Indien tussen de klachtenfunctionaris en de cliënt een bespreking plaatsvindt, kan de advocaat worden verzocht aanwezig te zijn, behoudens wanneer de cliënt daartegen bezwaar maakt.
5.5. De klachtenfunctionaris beantwoordt de klacht uiterlijk 14 werkdagen na ontvangst van de klacht, dan wel, in voorkomend geval, 14 werkdagen na ontvangst van de schriftelijke toelichting dan wel, in voorkomend geval, uiterlijk 14 werkdagen nadat een bespreking over de klacht heeft plaatsgevonden.
5.6. De afhandeling van de klacht geschiedt schriftelijk, binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5.7. De betrokken advocaat dan wel klachtenfunctionaris zorgt voor een schriftelijke vastlegging van de met de klager gemaakte afspraken.
5.8. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
5.9. Indien de klachtenbehandeling niet tot een oplossing leidt, is de klager bevoegd om de klacht voor te leggen aan de Geschillen Commissie Advocatuur of aan de rechtbank te Haarlem.
6. GEHEIMHOUDING EN KOSTELOZE KLACHTENBEHANDELING
6.1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtenbehandeling geheimhouding in acht
6.2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voorde kosten van de behandeling van de klacht.
7.VERANTWOORDELIJKHEDEN
7.1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
7.2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachten functionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
7.3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
7.4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
8.KLACHTREGISTRATIE
8.1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtenonderwerp.
8.2. Een klacht kan in meerder onderwerpen worden ingedeeld.
8.3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
8.4. Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen en de aanbevelingen op Breeveld Advocatuur besproken en ter besluitvorming voorgelegd.